Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.
X

Blog - zbiór informacji jak być bardziej skutecznym w działaniu

"Rozkodowanie korzyści nazywanej efektywność"

Posted: Maj 31th, 2013 | Author: Marek

 

Jak twierdził Peter Drucker:„ nie ma nic bardziej nieefektywnego, niż wykonywanie efektywnie rzeczy, których nie powinno się wykonywać w cale". Lepiej zorganizowana praca w firmie to szereg korzyści takich jak oszczędność czasu czy większa skuteczność działania. Ale co to tak na prawdę oznacza w praktyce?

 

Pierwszy przykład

Wyobraźmy sobie dwie sytuacje, które porównamy na końcu.Pierwsza to przykład Pana Adam specjalisty ds. promocji. Pan Adam osiąga świetne rezultaty w pracy jest poważanym i cenionym pracownikiem. Tajemnicą skuteczności Pana Adama jest wiedza i umiejętności jakie ciągle rozwija oraz wykorzystanie tych umiejętności. Nasz pierwszy bohater kończy dzień pracy przygotowując zadania do realizacji na następny dzień, a każdy dzień pracy zaczyna od zadań najważniejszych i najtrudniejszych. Pan Adam odkrył też, że jeżeli wszystko co ma zrobić umieści w Plannerze to jego umysł jest spokjniejszy a on sam może skoncentrować się na byciu kreatywnym. Podczas wykonywania zadań koncentruje się on tylko na wykonywanym zadaniu.

 

Drugi przykład

stres.jpg

 

Drugim przykładem jest Pani Anna z działu organizacji, chociaż jest wykwalifikowanym pracownikiem przeżywa prawdziwy stres w pracy. Nigdy nie może się wyrobić ze swoimi zadaniami na czas. Przez to nie ma najlepszych stosunków z przelożonymi, którzy oczekują od niej, że będzie terminowa i skuteczniejsza w wykonywaniu swoich zadań. Pani Anna zaczyna dzień w biurze od tego co się jej przypomni, czasem nawet nie ukończy jednego zadania, a już zaczyna następne - "jest zawalona robotą", myśli o zmianie pracy liczy, że może w następnej pracy będą "normalne warunki, w tej wymagają od niej zbyt wiele, daje z siebie 100%, a to i tak za mało".

 

Podsumowanie 

Jak pokazują te dwa banalne przykłady to czy jesteśmy skuteczni i spokojni w pracy zależy nie tylko od naszych umiejętności i wiedzy ale również od tego w jaki sposób wykorzystujemy swoje umiejętności. Działanie w sposób niezorganizowany doprowadza do katatrofy, a w dłuższej lub krótszej perspektywie do zwolnienia z pracy lub wypalenia zawodowego.

 

Promocja własna ;)

Mam nadzieję, że nikogo nie obrażę jeśli napiszę, że jeżeli myśli, że jest najlepiej zorganizowany jak to tylko możliwe to napewno jest w błędzie. To dotyczy się również naszego zespołu, w którym nieustannie poszukujemy możliwości udoskonalenia naszej pracy. Tak właśnie powstał system GetTime, ewoluował od naprawdę podstawowego narzędzia do aktualnej wersji, która pozwala nie tylko na zarządzanie zadaniami własnymi ale również na zarządzanie zespołem zadaniowym. Dużo wysiłku włożyliśmy również w to, aby system był dostosowany do aktualnych czasów czyli był intuicyjny. Staramy się pamiętać, że po drugiej stronie znajduje się człowiek. Nasza aplikacja jest wynikiem doświadczeń w zarządzaniu zespołami, to narzędzie jest  dla nas czymś więcej niż produktem to "żywy organizm", który nieustannie rozwijamy i dopracowujemy z pełną pasją!

 

 

Czy da się prawidłowo delegować zadania?

Posted: Maj 23th, 2013 | Author: Marek

 

Delegowanie zadań to prawdziwe wyzwanie i może sprawiać wiele trudności. Z drugiej jednak strony ten kto posiadł tę umiejętność najprawdopodobniej zgodzi się ze mną, że umiejętne delegowanie zadań to wartość, której w codziennej pracy nie da się przecenić.

 

Po co wogóle delegować zadania?

delegowanie.png

  • delegowanie zadań odciąża nas od pracy, w końcu nie jesteśmy w stanie zrobić wszystkiego sami
  • dzięki delegowaniu zadań jesteśmy w stanie w tym samym czasie zrobić dużo więcej 
  • delegowanie pozwala być skuteczniejszym - przekaznie zadania do osoby, która może mieć lepszą więdzę lub kompetecje w obszarze delegowanego zadania, pozwala zrealizować zadanie lepiej oraz szybciej 
  • delegowanie pracy ma często pozytywny wpływ na motywację i zadowolenie współpracowników, urozmaica im zakres obowiązków i pozwala wykazać się skuteczością

 

Elementy delegowania zadań

  • Co - podczas tworzenia zadań warto pomyśleć czy delegujemy zadanie, czy realizujemy je sami
  • Kto - wybierz odpowiednią osobę, najlepiej taką, która ma odpowienie kwalifikację do wykonania tego zadania i co istotne ma czas aby je wykonać
  • Przekazanie zadania - zadanie możesz przekazać na kilka sposobów od formy ustnej po pisemną. My oczywiście promujemy nasze rozwiązanie, pozwala ono kompleksowo podejść do tematu, po za tym jest dostosowane do potrzeb przedsiębiorstwa. Pokrywa ono kilka najważniejszych aspektów delegowania zadań. Aby przekazać zadanie w naszym systemie wpisujemy tytuł zadania, opisujemy w jaki sposób zadanie ma być wykonane i jak ma zostać zwrócone po wykonaniu do osoby zlecajacej. Ustawiamy datę rozpoczęcia czyli dzień pojawienia się zadania w Plannerze (na liście zadań osoby realizującej) oraz datę do kiedy zadanie musi być wykonane. Aby usprawnić sposób realizacji zadania w Team Wiki można umiejścić instrukcję jak zadanie powinno zostać wykonane i podlinkować w opciach zadania. Wtedy realizujący od razu wie w jaki sposób ma pracować z zadaniem
  • Komunikacja - komunikacja odgrywa kluczową rolę podczas delegowania zadań. To właśnie komunikacją jest często przyczyną błędnych realizacji zadań. Z tego właśnie powodu w systemie GetTime duży nacisk postawiliśmy na komunikację zadaniową. Do dyspozycji mamy system komentowania zadań między zlecającym a wykonawcą, można prowadzić rozmowę na temat zadania bezpośrednio między zainteresowanymi stronami. Mamy także system powiadomień, który informuje o wpłynięciu zadania oraz komentarza. Naszym zdaniem pozwala to zrealizować najistotniejsze potrzeby w zakresie komunikacji zadaniowej. Po za tym w opisie zadania można umieścić szczegóły dotyczące pracy, w załącznikach do zadań można umieścić różne, przydatne materiały dotyczące realizacji na przykład formularz, umowę lub schemat. 
  • Odbiór zadania - po tym jak zadanie zostało wykonane, należy sprawdzić poprawność wykonania i oznaczyć zadanie jako wykonane - odebrane.

 

Jak poradzić sobie z dużą ilością zadań delegowanych?

W sytuacji, kiedy zadań delegowanych jest bardzo dużo, zaczynają się problemy organizacyjne - ciężko jest uplinować realizację zadań. Rozumiejąc ten problem stworzyliśmy specjalnie dedykowane narzędzie służące do monitorowania zadań delegowanych. W jednym miejscu widać wszyskie zadania delegowane, bez względu na to komu je zleciliśmy do realizacji i kiedy upływa ich termin wykonania. Pozwala to swobodnie i skutecznie zarządzać tym obszarem.

 

Może się przyda?

  • delegując zadanie pamiętaj aby być konkretnym, musisz w jasny sposób przekazać wykonawcy do kiedy należy wykonać zadanie, czego ono dotyczy, jak ma być zwrócone, im bardziej jesteśmy konretni tym łatwiej będzie osobie wykonującej ukończyć zadanie 
  • pamiętaj, że jak ty nie będziesz dotrzymywał terminów to twój zespół też nie będzie ich dotrzymywał, jeżeli umówiłeś się na odbiór zadania danego dnia to musisz dotrzymać słowa 
  • przewiduj, zastanów się co osoba wykonujaca może zrobić źle podczas realizacji zlecanego zadania i przy przekazywaniu zadania podpowiedz jej, aby zwrociła uwagę na ten aspekt
  • zlecaj tak zadania jak sam chciałbyś je otrzymywać to jedna z najważniejsza zasad dotyczących delegowania zadań

 

 

5 niezwykle skutecznych technik, które podniosą efektywność twoją oraz twojego zespołu

Posted: Maj 20th, 2013 | Author: Marek

 

Jak głosi znane przysłowie "czas to pieniądz", odpowienie planowanie to zysk czasu, a to z kolei czysty profit finansowy. Korzyści z odpowiedniego zarządzania czasem w przedsiębiorstwie można przemnożyć razy ilość osób w zespole. Poniżej znajduje się lista skutecznych technik wykorzystywanych podczas zarządzania czasem.

b.jpg

 

1. Listy spraw do wykonania

Do tego celu można wykorzystać zeszyt lub użyć naszego narzędzia GetTime (Managment / Planner). Zapisuj w Plannerze wszystkie zadania lub spotkania. Listy zadań warto robić na każdy dzień, tydzień, miesiąc. Nie mając listy zadań, traci się czas na zastanawianie się, co należy zrobić. Warto pamiętać aby do Plannera dodawać wszystkie zadania bez względu na to kiedy się pojawią.

 

2. Ustalaj priorytety zadań

Podczas dodawania zadania można ustalić jego priorytet. Do dyspozycji mamy kilka rodzajów priorytetów bardzo ważne, ważne, średnie, niskie i najniższe.

 

3. Zasada 80/20

Zasada ta zwana jest również „zasada Pareto” mówi ona o tym, że 20% twoich działań wpływa na 80% osiąganych przez Ciebie rezultatów. Dla przykładu 20% klientów twojej firmy generuje 80% przychodu, 20% produktów stanowi 80% sprzedaży, 20% ludzi zarabia 80% pieniędzy. Podczas realizacji zadań najwięcej uwagi należy poświęcać zadaniom kluczowym czyli zadanianiom z grupy 20%, bo przecież mają one największy wpływ na sukces. Zadania z grupy kluczowych możesz na przykład oznaczyć kolorem czerwonym, jako najwyższy priorytet, ułatwi Ci to późniejszą identyfikację tych zadań.

 

4. Zarządzanie listą zadań

Chociaż pracujemy coraz dłużej i ciężej zadań do realizacji wciąż przybywa zamiast ubywać. Jedno jest pewne nie jesteśmy w stanie wykonać wszystkiego co byśmy chcieli. Dlatego właśnie musimy zarządzać zadaniami tak, aby koncentrować się na tych kluczowych. Zadania do realizacji przygotowujemy dzień wcześniej. Na koniec dnia pracy ustalamy kolejność zadań jaka będzie obowiązywała podczas realizacji zadań dnia następnego. Pamiętaj o zasadzie 80/20, czyli zadania kluczowe ustawiamy na początku listy tak aby dzień rozpocząć od najważniejszych i najtrudniejszych zadań. Jest to bardzo ważne w kontekście efektywności. Po pierwsze rano mamy najwięcej energii, więc rano najlepiej wykonywać najtrudniejsze zadania. Z drugiej strony jeżeli zaczniemy dzień od zadań najważniejszych / kluczowych, a na koniec dnia pracy nie uda nam się wykonać wszystkich zadań to konsekwencja nie wykonania zadania mało ważnego w porównaniu do nie wykonania zadania bardzo ważnego jest zasadnicza. Nie wykonanie kluczowego zadania może mieć katastrofalne skutki.

Następnego dnia stosujemy tę samą technikę w ten sam sposób czyli przygotowujemy listę zadań na kolejny dzień.

  

5. Koncentracja na realizowanym zadaniu

Podczas realizacji koncentrujemy się tylko na wykonywanym zadaniu. Dystraktorów może być bardzo dużo, nie sposób wymienić wszystkich ale może to być na przykład telefon od znajomego, rozmowa na komunikatorze czy Facebook. Uważaj też aby nie wybierać najprzyjemniejszych zadań z listy do realizacji zamiast realizować je tak jak zostały przygotowane dzień wcześniej, obniży to efektywność a nawet może doprowadzić do kryzysowej systuacji. Oczywiście w trakcie dnia możesz zmieniać kolejność zadań dostosowując się do sytuacji w pracy, ale powinno to być raczej wyjątkiem niż regułą. W naszym systemie podczas realizacji zadań widać tylko jedno zadanie (Planner), ma to pomóc w realizacji zadań zgodnie z przygotowaną kolejnością.